На данный момент в ГП «МТП «Южный» внедрена «Система Электронного Документооборота» на базе платформы IBM FileNet P8 и инструментария Galantis GEM/Frame. Для реализации данного решения возможно использовать следующие компоненты данной системы: IBM FileNet Content Manager, IBM FileNet Business Process Manager.
IBM FileNet Content Manager – это набор сервисов и инструментов для организации, хранения и управления документами.
IBM FileNet Business Process Manager – сервисы и инструменты, позволяющие создавать, модифицировать, управлять, анализировать и эмулировать бизнес процессы, которые выполняются приложениями, пользователями, внешними пользователями.
Galantis GEM/Frame – это инструментарий, предоставляющий web-интерфейс для работы с функционалом платформы IBM FileNet P8 и позволяющий сократить трудозатраты на процесс настройки и внедрения за счёт быстрой разработки интерфейсов пользователей и снижения затрат на интеграцию.
В Порту Южный электронный документооборот охватывает четыре бизнес процесса: договорной, внешних документов, входящих и исходящих документов.
Цели при создании системы
Основными целями являются:
- Сокращение трудозатрат на сбор и обработку информации;
- Своевременное информирование о событиях, связанных с документами;
- Упрощенная схема получения отчетной документации о статусе согласования документов, исполнения документов;
- Снижение вероятности возникновения ошибок при обработке данных.
Описание бизнес-процесса
Система предназначена для контроля процесса передачи информации по входящей и исходящей корреспонденции, мониторинга процесса создания внутренних документов и отслеживания исполнения документов.
Связь сущностей в системе:
Система должна предоставлять возможность просмотра из Электронной карточки одного объекта Электронные карточки связанных с ним других объектов:
- Из карточки «Входящий документ», должна быть возможность просмотра карточки «Внутреннего документа», который был составлен по «Входящему документу» и карточек «Исходящего документа».
- Из карточки «Исходящего документа» должна быть возможность просмотра карточки «Входящего документа».
- Из карточки «Внутренний документ» должна быть возможность просмотра карточек других, связанных с ним внутренних документов, которые были составлены по «Внутреннему документу», а также карточки Входящих и Исходящих.
Основные функции ИТ системы
Приложение должно обеспечивать возможность выполнения перечисленных ниже функций:
- Ввод новых объектов в систему в соответствии с принятой политикой безопасности;
- Присоединение любого количества документов к объектам системы;
- Просмотр всех версий всех документов, прикрепленных к объектам системы;
- Возможность связи объектов системы;
- Автоматизация бизнес-процесса входящей, исходящей корреспонденции и внутренним документам;
- Мониторинг состояния объектов системы в режиме реального времени;
- Уведомление пользователей о событиях в системе;
- Хранение объектов и связанных документов в электронном хранилище;
- Возможность коллективной работы с объектами системы;
- Разграничение доступа пользователей на уровне данных, документов, действий по объектам в системе;
- Поиск объектов системы;
- Формирование аналитических отчетов по объектам системы.
