МУП «Теплокоммунэнерго» осуществляет в установленном законодательством порядке следующие виды деятельности и оказывает услуги:
• производство пара и горячей воды (тепловой энергии) котельными;
• передачу пара и горячей воды (тепловой энергии);
• распределение пара и горячей воды (тепловой энергии);
• деятельность по эксплуатации тепловых сетей;
• эксплуатацию взрывоопасных производственных объектов;
• строительство зданий и сооружений I и II ответственности в соответствии с государственным стандартом;
• ремонт средств измерений расхода газа
Цель проекта:
Повышение оперативности работы с внешней корреспонденцией и прозрачности исполнительской дисциплины, сокращение затрат на поддержку и сопровождение Системы электронного документооборота.
Реализация проекта:
- Развертывание типовой версии системы на аппаратном обеспечении Заказчика;
- Анализ процессов делопроизводства и управления документами Заказчика изучение специфики работы Заказчика, разработка требований на настройку и модификацию типовой версии системы (редактирование и модификация типовых форм документов и аналитических отчетов и т.п.);
-Порядок оформления и предъявления результатов работ по созданию системы соответствуют требованиям стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы: ГОСТ 34.602-89 и ГОСТ 19.101-77;
- Ввод системы в эксплуатацию и проведение опытной эксплуатации;
- Создание системы резервного копирования и восстановления;
- Обучение сотрудников Заказчика работе с системой в объеме 16 часов. Обучение включает в себя руководство пользователя, демонстрационные ролики и практические занятия.
- Консультирование Заказчика по телефону («горячая линия») по вопросам работы системы;
- Гарантийное обслуживание системы в течении всего периода эксплуатации.
Функционал Системы:
- Ведение базы нормативно-правовых документов организации;
- Создание по шаблонам внутренних документов организации: приказы, распоряжения, служебные записки, письма, внутренние акты, доверенности и пр.; загрузка документов;
- Автоматизация процесса отправки документов на регистрацию;
- Регистрация документов, в т.ч. внутренней корреспонденции в пределах каждого подразделения;
- Автоматизация процессов согласования, утверждения, ознакомления с документами;
- Формирование и печать листа согласования по результатам рабочего процесса;
- Постановка/снятие документов «на контроль»;
- Автоматизация процесса назначения/переназначения задач, рассылка уведомлений о назначенной задаче;
- Контроль исполнительской дисциплины (мониторинг сроков исполнения задач и документов «на контроле»);
- Хранение результатов процессов, связанных с документом, в карточке документа;
- Функционал отслеживания связанных с документом задач и документов;
- Расширенный поиск по атрибутам типов документов;
- Мониторинг статистики использования системы с возможностью выгрузки статистических отчетов в Excel.
Результаты:
Внедренная система позволила оптимизировать и повысить эффективность взаимодействия сотрудников за счет создания единого информационного пространства для электронного обмена информацией и автоматизации основных процессов делопроизводства организации:
- организация централизованного хранилища электронных документов;
- автоматизация делопроизводства;
- автоматизация документооборота;
- контроль исполнительской деятельности;
- поиск документов.
Система имеет стандартный интерфейс браузера и офисных приложений Microsoft, освоение нового функционала прошло легко и быстро.