Наверх
Задать вопрос


+7 (495) 234-68-51

Задать вопрос

Теплокоммунэнерго

Проектирование и внедрение системы автоматизации задач делопроизводства и управления документами на платформе Microsoft SharePoint Server 2010

МУП «Теплокоммунэнерго» осуществляет в установленном законодательством порядке следующие виды деятельности и оказывает услуги:

• производство пара и горячей воды (тепловой энергии) котельными;

• передачу пара и горячей воды (тепловой энергии);

• распределение пара и горячей воды (тепловой энергии);

• деятельность по эксплуатации тепловых сетей;

• эксплуатацию взрывоопасных производственных объектов;

• строительство зданий и сооружений I и II ответственности в соответствии с государственным стандартом;

• ремонт средств измерений расхода газа

Цель проекта:

Повышение оперативности работы с внешней корреспонденцией и прозрачности исполнительской дисциплины, сокращение затрат на поддержку и сопровождение Системы электронного документооборота.

Реализация проекта:

- Развертывание типовой версии системы на аппаратном обеспечении Заказчика;

- Анализ процессов делопроизводства и управления документами Заказчика изучение специфики работы Заказчика, разработка требований на настройку и модификацию типовой версии системы (редактирование и модификация типовых форм документов и аналитических отчетов и т.п.);

-Порядок оформления и предъявления результатов работ по созданию системы соответствуют требованиям стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы: ГОСТ 34.602-89 и ГОСТ 19.101-77;

- Ввод системы в эксплуатацию и проведение опытной эксплуатации;

- Создание системы резервного копирования и восстановления;

- Обучение сотрудников Заказчика работе с системой в объеме 16 часов. Обучение включает в себя руководство пользователя, демонстрационные ролики и практические занятия.

- Консультирование Заказчика по телефону («горячая линия») по вопросам работы системы;

- Гарантийное обслуживание системы в течении всего периода эксплуатации.

Функционал Системы:

- Ведение базы нормативно-правовых документов организации;

- Создание по шаблонам внутренних документов организации: приказы, распоряжения, служебные записки, письма, внутренние акты, доверенности и пр.; загрузка документов;

- Автоматизация процесса отправки документов на регистрацию;

- Регистрация документов, в т.ч. внутренней корреспонденции в пределах каждого подразделения;

- Автоматизация процессов согласования, утверждения, ознакомления с документами;

- Формирование и печать листа согласования по результатам рабочего процесса;

- Постановка/снятие документов «на контроль»;

- Автоматизация процесса назначения/переназначения задач, рассылка уведомлений о назначенной задаче;

- Контроль исполнительской дисциплины (мониторинг сроков исполнения задач и документов «на контроле»);

- Хранение результатов процессов, связанных с документом, в карточке документа;

- Функционал отслеживания связанных с документом задач и документов;

- Расширенный поиск по атрибутам типов документов;

- Мониторинг статистики использования системы с возможностью выгрузки статистических отчетов в Excel.

Результаты:

Внедренная система позволила оптимизировать и повысить эффективность взаимодействия сотрудников за счет создания единого информационного пространства для электронного обмена информацией и автоматизации основных процессов делопроизводства организации:

- организация централизованного хранилища электронных документов;

- автоматизация делопроизводства;

- автоматизация документооборота;

- контроль исполнительской деятельности;

- поиск документов.

Система имеет стандартный интерфейс браузера и офисных приложений Microsoft, освоение нового функционала прошло легко и быстро.